Wir versenden täglich Dutzende E-Mails. Aber was sollte man auf keinen Fall schreiben oder tun? Befolgen Sie alle diese Tipps?
Statistiken gehen von mehr als 215,3 Millionen E-Mails pro Tag aus. Mehr als 70% der Anwender brauchen mehr als 1 Stunde pro Tag, um ihre E-Mails zu bearbeiten. Allerdings glaube ich, dass der Schnitt mittlerweile höher liegt. Vor allem durch den Abruf der E-Mails am Smartphone hat sich eine „dauerhafte“ Erreichbarkeit etabliert. Umso wichtiger ist der richtige Umgang mit dem Medium E-Mail.
Wir haben Ihnen die wichtigsten E-Mail Benimmregeln zusammengestellt.
Die richtige Begrüßung
Der derzeitige Standard bei der Begrüßung einer E-Mail ist „Sehr geehrte Damen und Herren“. Sicherlich eine der höflichsten Formen. Eine E-Mail sollte man wie einen Brief behandeln. Ein „Hallo,“ ist nur in sehr vertrauten Kreisen sinnvoll. Seien Sie am Anfang lieber vorsichtiger und wählen Sie die höflichere Anredeform. Sie können diese nach einigen E-Mails mit einer Person ja ändern.
Die richtige Verabschiedung
Bei der Verabschiedung hat sich das klassische „mit freundlichen Grüßen“ durchgesetzt. Mittlerweile haben sich auch spannende Abwandlungen davon ergeben (Z.b.: mit sportlichen Grüßen, …)
Auch hier gilt, nicht gleich zu persönlich oder kurz zu werden. Kurzformen wie „LG SP“ sollten vermieden werden. Man signalisiert hier, dass man sich nicht genug Zeit für die Beantwortung der E-Mail nehmen kann oder will.
Bei der Verabschiedung bzw. Signatur am Mobiltelefon sieht das schon ein wenig anders aus. Grundsätzlich sollte man vermeiden, auf seinem Handy, E-Mails zu beantworten. Ist es anders nicht möglich, könnte man Signaturen wie „mit mobilen Grüßen“ oder dem Klassiker „Diese E-Mail wurde mit dem Mobiltelefon XY geschrieben“ verwenden. Dann verzeiht man Kurzschreibeformen doch eher.
Richtiger Umgang mit An, CC und BCC
Die drei E-Mail Felder AN, CC und BCC haben unterschiedliche Bedeutungen. Folgender Verwendungszweck sollte eingehalten werden:
AN: Das ist eine Information / Aufgabe für Sie, es bedarf Ihrer Reaktion
CC: Das ist eine Information für Sie und es bedarf keiner Reaktion von Ihnen.
BCC: Diese E-Mail enthält wichtige Informationen für Sie, die anderen Empfänger wissen aber nicht, dass diese E-Mail auch an Sie gesendet worden ist.
Richtige Betreffzeile
E-Mail Betreffzeilen sollten immer so formuliert werden, dass der Empfänger diese auch nach Jahren mithilfe der Suche wiederfinden kann. „Protokoll Jour Fixe 09.05.2016 Projekt Y“ ist da sicher hilfreicher als „Meeting“. Fordern Sie das auch intern von Kollegen oder Mitarbeitern in dieser Form ein.
Reaktionsgeschwindigkeit
Wie schnell antworten Sie im Schnitt auf E-Mails? 5 Minuten, 4 Stunden oder 48 Stunden? Die Leute gewöhnen sich an eine bestimmte Reaktionsgeschwindigkeit bei Ihnen. Vermeiden Sie immer sofort zu antworten. Nehmen Sie sich 2-3-mal pro Tag einen geblockten Zeitraum zur Verfügung, um alle E-Mails abzuarbeiten. Wenn Sie rascher antworten, wird das irgendwann von Ihnen erwartet.
Zuverlässigkeit Ihrer Antwort
Jeder Mensch, der Ihnen eine persönliche E-Mail sendet, hat eine persönliche Antwort verdient. Diese muss nicht immer gleich passieren aber sollte auf keinen Fall selektiv stattfinden. Ich spreche hier natürlich primär von E-Mail Verkehr mit vertrauten Versendern. Wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen eine berufliche Frage schickt, dieser niemals eine Antwort erhält, aber auf eine E-Mail mit privatem Inhalt schon, fühlt er sich verarsc… . Erhalten Menschen immer wieder auf bestimmte E-Mails keine Rückmeldung, stellen sie den Kontakt mit Ihnen ein bzw. vermeiden ihn.
Legen Sie sich einen Outlook Ordner namens „_Bearbeitet“ an und verschieben Sie alle E-Mails dorthinein die Sie nicht gleich beantworten können oder wollen. Gehen Sie diesen Ordner dann alle paar Tage durch und arbeiten Sie ihre E-Mails ab.
Richtige Abwesenheitsnotiz
Richten Sie sich Abwesenheitsnotizen (automatische E-Mails) ein, wenn Sie für einen längeren Zeitraum nicht oder schwer erreichbar sind. Besuchen Sie für einen Tag ein Seminar? Dann stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz ein. Haben Sie eine sehr arbeitsreiche Woche vor sich, stellen Sie sich eine Abwesenheitsnotiz mit den Worten „Derzeit kann es zu längeren Verzögerungen bei der Beantwortung Ihrer E-Mails kommen.“ ein. Das wirkt sympathisch. Keiner möchte mit unorganisierten oder unzuverlässigen Personen zusammenarbeiten.
