Sobald ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen austritt, müssen einige Aufgaben von Ihrer IT Abteilung durchgeführt werden. Hier eine Checkliste & Hintergründe zu diesem Thema.
Bei Austritt eines Mitarbeiters aus Ihrem Unternehmen sollten gewisse Dinge beachtet werden. Aus diesen Grund haben wir Ihnen hier die wichtigsten Schritte zusammengestellt:
- Umgang mit privaten & geschäftlichen Daten:
Weisen Sie den ausscheidenden Mitarbeiter darauf hin, dass er seine privaten Daten von Notebook, Datenspeicher am Server & E-Mails löschen soll. Halten Sie an dieser Stelle auch fest, dass ohne Zustimmung keine geschäftlichen Daten, Dokumente, Ordner oder E-Mails gelöscht werden dürfen.
Daten oder E-Mails, welche sich im Ordner „Privat“ befinden, dürfen von einem Unternehmen niemals eingesehen werden. Alle anderen Daten dürfen nach Austritt des Mitarbeiters eingesehen werden.
- Abwesenheitsnotiz
Eine standardisierte Abwesenheitsnotiz sollte für jedem Mitarbeiter eingerichtet werden.
„Sehr geehrte Damen und Herren,
Herr /Frau Mustermann ist für unser Unternehmen nicht mehr tätig. Bitte wenden Sie sich an office@beispiel.at“
- Info an die Mitarbeiter versenden
Bei Austritt eines Mitarbeiters sollten die anderen Mitarbeiter davon informiert werden. Dies fördert die interne Kommunikation.
- E-Mail & Telefon Weiterleitung einrichten
Wenn gewünscht, sollten alle E-Mails an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Das Gleiche gilt für die Handynummer und die Festnetznummer.
- Kennwort ändern
Das Kennwort des Benutzerkontos sollte am letzten aktiven Arbeitstag geändert werden.
- Berechtigungen entfernen
Der Zugriff des Benutzerkontos auf den Server, E-Mails oder die VPN Verbindung sollte am Tag des Austrittes entfernt werden. Natürlich kann es Sinn machen, den Zugriff auf bestimmte Ordner, Dokumente oder Programme bereits vor dem letzten Arbeitstag zu entfernen. So verhindert man böswilliges Löschen von geschäftlichen Daten & Dokumenten.
- Firmensoftware Zugriffe sperren
Sperren Sie vor oder nach Austritt des Mitarbeiters die Zugriffe auf verschiedene Softwareprodukte. CRM-System, ERP-System, Buchhaltung, Abrechnung, usw.
- Geräte zurücknehmen
Beim Eintritt eines Mitarbeiters ist zu empfehlen, alle bereitgestellten Geräte wie Computer, Notebook und Handy zu dokumentieren. Bei Austritt kann das damalige Übergabeprotokoll als Basis hergenommen werden.
- E-Mail Konto deaktivieren
Definieren Sie in Ihrem Unternehmen, wie lange die E-Mail Adresse eines ausgetretenen Mitarbeiters für die Außenwelt aktiv bleiben soll. Im Durchschnitt macht 1-3 Monate Sinn. Danach kann diese E-Mail Adresse & der Benutzer deaktiviert werden.
- E-Mail Konto archivieren
Alle 6 – 12 Monate sollten alle deaktivieren E-Mail Adressen archiviert, abgelegt und gelöscht werden.
- Privates Laufwerk archivieren
Haben Sie in Ihrem Unternehmen auch private Serverlaufwerke? Dann sollten Sie diese nach einer gewissen Zeit archivieren und vom Server löschen. Das spart wertvollen Serverspeicherplatz und Platz auf Ihren Serversicherungen.
- Handyvertrag kündigen
Jeder Mitarbeiter hat meist einen eigenen Vertrag. Hier ist wichtig, die Kündigung nicht zu vergessen.
Haben wir einen IT relevanten Punkt vergessen? Dann hinterlassen Sie uns doch einen Kommentar. Gerne nehmen wir Ihren Punkt noch auf.
