Wir wollen Ihnen hier 7 Tipps für effektive Meetings in die Hand geben. Verringern Sie damit die Anzahl, Dauer und das Output der Meetings in Ihrem Unternehmen.
Ein Unternehmen ohne Meetings ist kaum denkbar. Trotzdem würden einige gerne darauf verzichten. Zumindest auf die Anzahl der unproduktiven Meetings in einem Unternehmen.
Im Durchschnitt sitzen Mitarbeiter in 6 Meetings pro Woche. 58 % der Meetings wurden allerdings als unproduktiv bewertet.
Aber das muss nicht sein. Unternehmen sollten sich aktiv mit Ihrer Meeting-Kultur beschäftigen. Hier unsere TOP Tipps für effektivere Meetings:
- Jedes Meeting muss einen klaren Zweck haben
Für jeden Teilnehmer oder eingeladene Person sollte der Zweck der Besprechung klar sein. Hier macht es Sinn in der Einladung einer Besprechung zumindest die Information des Zwecks festzuhalten. Am besten ist es auch Dokumentation, weitere Informationen und eigene Agenda an den Termin anzuhängen. So können sich die Personen vorbereiten und eventuelle Fragen vorbereiten. Außerdem kann man sich auf diese Art auch vorher schon Gedanken zu dem Thema machen.
- Immer vorbereitet zum Meeting kommen
Kommen Sie immer vorbereitet zu einem Meeting. Lassen Sie sich vor einem Meeting immer die Unterlagen zukommen. Es macht einen guten Eindruck auf Ihre Kollegen und Sie können Meetings produktiver und rascher durchführen.
- Pünktlicher Start und Ende
Aus meiner Sicht sind Spielregeln sehr wichtig. Gestartet wird ein Meeting immer pünktlich. Zeit ist schließlich unser wertvollstes Gut. Außerdem hat es etwas mit Respekt und Wertschätzung zu tun, andere Kollegen nicht warten zu lassen. Das gilt für den Vorgesetzten, wie für den Mitarbeiter.
Manche Unternehmer und Führungspersönlichkeiten sagen einen Termin 5 Minuten nach Start ab, wenn ein Teilnehmer noch nicht da ist. Man kann natürlich auch dieses Extrem einmal versuchen.
Ich würde Ihnen raten, immer pünktlich zu beginnen. Kommt jemand danach hinein, dann muss diese Person sich im Nachhinein organisieren, was er verpasst hat.
- Keine Technik
Spielregeln sind wichtig. Versuchen Sie doch einmal Meetings ohne Technik. Kein Handy, kein Notebook. „Aber ich möchte doch am Notebook mitschreiben“ hört man dann an dieser Stelle gerne. Es wird gefühlt 90 % E-Mails gecheckt und somit nur teilweise aufgepasst. Ähnlich ist es mit dem Handy. Es reicht vor einem Meeting folgenden Satz auszusprechen: „Ich würde nun alle bitten, auf Handys und Notebooks während des Meetings zur Gänze zu verzichten.“ Wenn nun doch jemand unbedingt am Notebook mitschreiben möchte, ist dies in Ordnung. Es werden sich nun alle Teilnehmer hüten „gedankenlos“ am Handy herumzusurfen.
- Kein künstliches Aufblasen
Ist eine Besprechung für 60 Minuten angesetzt aber schon nach 15 Minuten inhaltlich zu Ende, dann lassen Sie es gut sein. Meist triften solche Meetings dann in unwichtige Diskussionen ab. Als Moderator können Sie das Meeting an dieser Stelle offiziell beenden. Wer möchte, kann ja dann noch gerne mit seinen Kollegen diskutieren und sich abstimmen. Als Teilnehmer können Sie an dieser Stelle fragen, ob es noch etwas Wichtigeres gibt und ob Sie schon gehen können. Auch diese Frage wirkt Wunder. Seien Sie auf jeden Fall respektvoll. Ihren Kollegen können gewisse Diskussionen sehr wichtig sein. Diese sind nur für Sie selbst nicht relevant.
- Ergebnis reflektieren
Was ist das Ergebnis Ihres Meetings? Reflektieren Sie das Ergebnis noch einmal mit der ganzen Gruppe. Welche Aufgaben oder weiteren Schritte resultieren daraus? Wann wird das nächste Meeting angesetzt? Wer soll da dabei sein? Dieser Schritt ist vor allem wichtig, damit jeder mit dem gleichen Ergebnis aus dem Meeting geht. Das kann sonst bei einem Missverständnis viel Geld und Zeit kosten.
- Zusammenfassung schriftlich aussenden
Schicken Sie nach jedem Meeting eine Zusammenfassung aus oder bitten Sie einen Kollegen, dies zu tun. Es macht wirklich Sinn, Meetings zu dokumentieren. So können sich Mitarbeiter, welche nicht teilnehmen konnten, trotzdem einlesen und auf den aktuellen Stand bringen. Meist macht es Sinn auch die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren. Zur Vorbereitung ist es außerdem sinnvoll, solche kurzen Zusammenfassungen von vergangen Meetings noch einmal anzusehen, um es sich frisch ins Gedächtnis zu holen.
Wie sind die Besprechungen in Ihrem Unternehmen organisiert? Was funktioniert bei Ihnen gut? Schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen in die Kommentare.
