Virtueller Arbeitsplatz – was ist das und wie kann Ihr Unternehmen davon profitieren?

Die pandemiebedingten Herausforderungen der letzten Jahre haben den strukturellen Wandel in der Arbeitswelt beschleunigt und maßgeblich verändert. Schlagwörter wie Homeoffice oder Remote-Arbeit sind seitdem nichts Neues mehr. Viele Unternehmen ermöglichen wieder die Rückkehr in ihre Büros, integrieren aber auch moderne Arbeitsplatztechnologien wie virtuelle Arbeitsplätze in ihren Arbeitsalltag, um für die Zukunft optimal aufgestellt zu sein.

Der virtuelle Arbeitsplatz ist eine cloudbasierte Arbeitsumgebung, in der Benutzer digital miteinander in Kontakt treten können – unabhängig davon, wo sie sich befinden, und stellt dabei Tools zur Kommunikation bereit, um die Zusammenarbeit noch effizienter zu gestalten. Die Mitarbeiter können auf Applikationen, Daten und Ressourcen geräteübergreifend und standortunabhängig zugreifen, die von den IT-Abteilungen zentral bereitgestellt, verwaltet und gesichert werden. Der Wechsel von Homeoffice auf Büro und umgekehrt stellt somit keine Probleme dar, da man sich immer in derselben vertrauten Benutzeroberfläche befindet.

Durch die Zentralisierung – oder besser – Vereinheitlichung der Anwendungen, Desktops und Daten, können Nutzer an denselben Projekten und Dokumenten noch effizienter zusammenarbeiten. Die Dokumente, Daten und Tools, die sie dazu benötigen, werden dabei auf einer zentralen Benutzeroberfläche gesammelt, auf die sie von jedem Gerät aus standortunabhängig zugreifen können. So geraten Projekte auch nicht mehr in Verzug, wenn Mitarbeiter urlaubs- oder krankheitsbedingt ausfallen, da jeder im Team denselben Zugang zu allen Daten und Tools hat.

Mitarbeiter erhalten von jedem Standort aus sicheren Zugriff in Echtzeit auf ihre Projekte. Virtuelle Arbeitsplätze sparen Zeit und stellen gleichzeitig den Datenschutz sicher, indem alle Daten standardmäßig verschlüsselt werden, sodass nur autorisiertes Personal auf sie zugreifen kann. Sichere Cloud-Arbeitsplätze, unterstützen zudem Remote-Teams, wie zum Beispiel Kundensupport und Callcenter, dabei, die Datenschutzvorschriften auch im Homeoffice einzuhalten.

Da alle Dienste über eine einzige Oberfläche in der Cloud gesteuert werden, entfallen komplexe Administration und Wartung der bisherigen IT-Infrastruktur. Den Mitarbeitern werden zentral installierte Softwarepakete zur Verfügung gestellt, welche unabhängig vom Endgerät genutzt werden können. Auch nicht cloudfähige Software kann in der Cloud genutzt, lokale Drucker und Scanner angesteuert und beliebige Anwendungen auf jedem Gerät personalisiert bereitgestellt werden. Ein Arbeitsplatz in der Cloud bedeutet auch stärkere Sicherheit und Compliance.

Ein virtueller Arbeitsplatz erhöht die Sicherheit und gibt IT-Abteilungen zentrale Kontrolle über alle Zugriffspunkte. Dabei kommen moderne Sicherheitsfunktionen zum Einsatz, die die Effizienz erhöhen, wie Zugriffskontrolle per Single Sign-on und Sicherheitsscans. Der mühsame und oft unbeständige Zugang über VPN entfällt damit komplett. Mitarbeiter können sich so sicher von jedem Standort und Gerät aus anmelden und der Benutzerkomfort steigt. Interne Bedrohungen werden erkannt, noch bevor sie größere Probleme verursachen.

Manche Unternehmen setzen digitale Arbeitsplätze in ihrem eigenen Rechenzentrum um. Da hier jedoch hohe Infrastrukturkosten anfallen, ist dies nicht für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Virtuelle Arbeitsplätze kommen hingegen völlig ohne Investitionsausgaben aus. Durch das Hosting in der Cloud müssen Unternehmen keine weiteren Server kaufen, wenn sie ihren Betrieb ausbauen. Virtuelle Cloud-Umgebungen sind zudem flexibler als lokale Infrastrukturen, da sie einen standort- und geräteunabhängigen Zugriff über das Internet ermöglichen.

Virtuelle Arbeitsplätze sparen Unternehmen nicht nur Ausgaben für Investitionen, Wartung sowie diverse Fixkosten sondern steigern die Produktivität und Agilität ihrer Mitarbeiter. Standortunabhängiges, flexibles Arbeiten wird Teil der Unternehmenskultur. Aufgaben werden vereinfacht, das Erreichen der Ziele rückt in den Vordergrund und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter wird verbessert. Kommunikation und Zusammenarbeit werden verbessert und die resultierende Flexibilität erhöht letztlich die Attraktivität als Arbeitgeber.   

 

Die Vorteile virtueller Arbeitsplätze auf einem Blick

 

Niedrigere Kosten

Mitarbeiter, die völlig standortunabhängig arbeiten können, benötigen keine großen Büroflächen mehr und da Programme, Applikationen, Daten und Ressourcen nicht mehr auf teuren Rechnern vor Ort verwaltet werden müssen, können kostengünstigere und einfachere Endgeräte verwendet werden. Kosten für Miete, Sicherheit, Infrastruktur und Wartung können so gespart werden.

Höhere Produktivität

Vereinfachte Arbeitsabläufe verringern den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben. Interne Benachrichtigungen und automatisierte Anfragen erleichtern die Kommunikation. Entscheidungen können schneller getroffen und Projekte ohne lästige Unterbrechungen abgewickelt werden.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Zentral eingesetzte Technologien erleichtert Nutzern die Arbeit und sparen Zeit. Aufgaben können schneller und einfacher erledigt werden und die Mitarbeiter sind zufriedener und produktiver. Eine flexible Arbeitseinteilung und die Möglichkeit für Homeoffice bieten eine bessere Integrierung der Work-Life-Balance für viele Mitarbeiter und steigern auch die Attraktivität der Unternehmen.

Besserer Zugang zu Fachkräften

Virtuelle Arbeitsumgebungen erweitern den Rekrutierungspool. Flexible Arbeitsstrukturen, Homeoffice sowie Büro-Sharing werden für qualifizierte Arbeitskräfte immer wichtiger. Zusätzlich erhöhen sie die Produktivität und eröffnen so den Unternehmen mehr Marktchancen.

Flexibilität

Neue Anwendungen können leichter in virtuellen Umgebungen ergänzt werden als in lokalen, ohne dass die Sicherheit leidet. Mitarbeiter können zentral auf alle Tools zugreifen, die sie brauchen und so die erforderlichen Anwendungen innerhalb einer kontrollierten Arbeitsumgebung nutzen. 

Krisenzeiten verlieren ihren Schrecken

Da allen Daten in der Cloud gesichert sind, helfen virtuelle Umgebungen Unternehmen auch in Krisenzeiten den Betrieb aufrechtzuerhalten. Die Produktivität kann leicht hoch- oder herunterskaliert werden da Ressourcen wie Teammitglieder, Anwendungen und Tools schnell und einfach hinzugefügt werden können

Höhere Sicherheit

Virtuelle Arbeitsplätze erhöhen die Sicherheit und geben IT-Abteilungen zentrale Kontrolle über alle Zugriffspunkte. Dabei kommen moderne Sicherheitsfunktionen zum Einsatz, die die Effizienz erhöhen, wie zum Beispiel Zugriffskontrolle per Single Sign-on. Mitarbeiter können sich so sicher von jedem Standort und Gerät aus anmelden und das Risiko, dass sich Angreifer Zugriff auf das Netzwerk verschaffen, wird reduziert.

Effizienteres IT-Management

Unternehmen haben durch den Einsatz von virtuellen Arbeitsplätzen eine höhere Transparenz in den Bereichen Endgeräte, Datenverkehr, Zugriff und Netzwerkaktivitäten. Hard- und Software kann effizienter eingesetzt und mögliche Bedrohungen des Unternehmensnetzwerks vor Angriffen und nachlässigem Nutzerverhalten schneller und leichter erkannt und behoben werden, bevor diese größere Probleme nach sich ziehen.

Umweltfreundlichkeit

Mehr Homeoffice und Büro-Sharing sorgen dafür, dass weniger Mitarbeiter pendeln müssen, was wiederum den CO2-Ausstoß verringert. Kleinere Büroflächen benötigen weniger Energie wie Strom und Heizung. Eine aufgeblähte IT-Infrastruktur entfällt, da sich der Bedarf auf nur mehr wenige, einfache Endgeräte reduziert, die effizienter eingesetzt werden. Virtuelle Arbeitsplätze verbrauchen zudem weniger Papier, da die meisten Dokumente digital freigegeben werden.

 

Wenn Sie mehr über virtuelle Arbeitsplätze erfahren möchten, dann schreiben Sie uns einfach. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung Ihres virtuellen Arbeitsplatzes.

Author: Martin Hlavacek

Martin Hlavacek ist in der Firma Dextra Data Solution für den Blog und Social Media verantwortlich

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