Mobile Office – Enterprise Messaging

Im mobilen Zeitalter nutzen immer mehr Mitarbeitern Smartphones und Tablets für die Arbeit. Mobilität wird zum wichtigsten Treiber für die Produktivität von Unternehmen.

70-80% der Kommunikation eines Unternehmens und der Abstimmung mit Arbeitskollegen, Kunden und Partnern wird heute über mobile Geräte abgewickelt.

Smartphones verbinden die Kollegen unterwegs mit den Mitarbeitern im Büro und stellen Zusammenarbeit in Echtzeit sicher, wenn immer dies erforderlich ist. Mobile Geräte ermöglichen Fernzugriff auf Unternehmensressourcen wie Dokumente und Dateien, erlauben es Finanz- und Produktionsberichte zu analysieren sowie jederzeit Kundendaten zu aktualisieren, und ermöglichen Recherchen von unterwegs. Das ist der Grund, warum heutzutage das mobile Office für jedes Unternehmen erfolgsentscheidend ist.

In Step eins führen Unternehmen normalerweise Enterprise Mobility Management Lösungen ein, um ihre Smartphones und Tablets zu schützen und zu verwalten. Dabei möchte ein Unternehmen mobile Geräte verwalten, den Zugriff von Nutzern steuern, Registrierungen automatisieren, bestimmte Apps ausschließen (Blacklisting), IT-Richtlinien durchsetzen, Compliance sicherstellen, Unternehmensinhalte schützen, Daten aus der Ferne löschen und so weiter. Wenn die mobile Infrastruktur firmenweit gesichert und verwaltet ist, wird die Produktivität der Belegschaft schnell zum Kernthema und führt zu einer Diskussion um das mobile Office eines Unternehmens. In der Regel kommen einige der folgenden Fragen auf:

Auf welche Unternehmensressourcen muss ein Mitarbeiter von einem mobilen Gerät zugreifen und diese bearbeiten können?

Welche Arbeitsabläufe und Prozesse müssen „mobilisiert“ bzw. digitalisiert werden und wie kann das umgesetzt werden?

Wie können wichtige Arbeitsabläufe und Prozesse durch mobile Geräte beschleunigt werden?

Welche Tools braucht ein Unternehmen, um Mitarbeiter unterwegs und Kollegen im Büro zu verbinden?

Wie kann ein Unternehmen effiziente und effektive Teamkommunikation auf mobilen Geräten sicherstellen?

Welche Apps und Services sollten Teil des mobilen Office sein?

Daraus resultierend beinhaltet der Kern des mobilen Office für Smartphones und Tablets normalerweise ein geschäftliches Emailkonto, PIM (Kontakte, Kalender, Notizen), File-Sharing bzw. Dokumenten Management, und Enterprise Messaging. Je nach geschäftlichem Hintergrund des Unternehmens sind natürlich manchmal weitere Apps und Services wie CRM, ERP, Logistiksysteme, Finanzsoftware, HR-Tools, usw. Teil des mobilen Office. Dennoch besteht das mobile Office in den meisten Unternehmen aus den soeben erwähnten Tools, und Enterprise Messaging wird hier eine zunehmend wichtige Kern-Komponente. Aus den folgenden Gründen:

Mobile Office – Optimale Teamkommunikation und Zusammenarbeit

Eine Enterprise Messaging App ist entscheidend, um eine optimale Teamkommunikation und Zusammenarbeit im mobilen Zeitalter sicherzustellen. Mitarbeiter sind regelmäßig unterwegs, auf Geschäftsreisen, an Produktionsstätten, in Workshops, in Kundengesprächen oder im Homeoffice. Enterprise Messaging im Unternehmen gewährleistet einen Informationsaustausch in Echtzeit und schnelles Feedback, und hilft dabei Themen voranzutreiben und rasch Entscheidungen zu treffen.

Mobile Office – Besser als Email für die interne Kommunikation

Enterprise Messaging Apps ersetzen bei der internen Kommunikation mit Kollegen und Teams zunehmend die Email. Im Vergleich zu Email ist eine Enterprise Messaging App leichter zu benutzen, für mobile Geräte optimiert, erlaubt informelle Kommunikation, ist perfekt für Gruppenchats und ermöglicht einen unmittelbaren Kommunikationsaustausch. Zusätzlich kann durch den Gebrauch einer Enterprise Messaging App der interne Emailoverload um bis zu 70% reduziert werden.

Mobile Office – Bedarf an einem sicheren WhatsApp für Unternehmen

Whatsapp und andere Consumer Messaging Apps sind Teil der Schatten-IT eines Unternehmens, da sie zahlreiche Produktivitätsvorteile (wie oben aufgeführt) gegenüber Email bieten. Leider haben Whatsapp und ähnliche Consumer Messaging Apps zahlreiche Nachteile in Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz, Administration und Compliance im Unternehmen, und ihr Gebrauch kann Unternehmen signifikante Schäden zufügen. (Bitte schauen Sie sich hierzu unsere Blogposts zu den Nachteilen und Schäden für Unternehmen durch Whatsapp an). Das zeigt deutlich den Bedarf einer Enterprise Messaging App aus Produktivitäts- und Sicherheitsgründen für das mobile Office.

Mobile Office – Zentrale Informationsstelle des Unternehmens

Die Digitalisierung und/oder Mobilitätsprojekte erfordern Tools, die ein reibungsloses Teilen von Informationen und eine direkte Zusammenarbeit mit verschiedener Software, Systemen und Services erlauben. Eine Enterprise Messaging App kann mit der gesamten Unternehmens-IT verbunden werden und Echtzeitdaten, Meldungen, Alarme, Informationen und Berichte austauschen. So ermöglicht eine Enterprise Messaging App Mitarbeitern einen schnellen Zugriff, eine schnelle Bearbeitung und schnelles Teilen aller wichtiger Informationen im Unternehmen. Dadurch wird die Enterprise Messaging App die zentrale Informationsstelle für das Unternehmen.

Mobile Office – Optimierte mobile Arbeitsabläufe und Prozesse

Die Verbindung einer Enterprise Messaging App mit dem IT-Ökosystem erlaubt auch die Digitalisierung zahlreicher Arbeitsabläufe und Prozesse für das mobile Zeitalter. Verschiedene Komponenten, Services und Tools des IT-Ökosystems können automatisch miteinander kommunizieren und untereinander Daten austauschen. Das Ergebnis sind beschleunigte Arbeitsabläufe, verbesserte Prozesse, bessere Kommunikation, flexiblere Zusammenarbeit und erhöhte Produktivität.

Das mobile Office ist ein entscheidender Treiber für die Produktivität und den Wettbewerbsvorteil von Unternehmen im mobilen Zeitalter.

Author: Claudia Berger

Claudia Berger ist in der Firma Dextra Data Solution für den Blog und Social Media verantwortlich

Share This Post On

Kommentar absenden

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.