IT Projektmanagement – Unsere Lessons Learned

Projekte erfolgreich abzuschließen ist nicht leicht. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die sogenannten „Lessons Learned“ aus mehr als 15 Jahren IT (Projektmanagement) Erfahrung berichten.

Warum scheitern manche IT Projekte? Warum sind manche Projekte erfolgreich? Wir messen unseren Projekterfolg daran ob Zeit, Geld und Umfang eingehalten werden kann. Hier ist es wichtig dass diese Faktoren für uns als Dienstleister und für den Kunden eingehalten werden.

Projekt = eine umfangreiches Vorhaben, an dem über einen bestimmten Zeitraum gearbeitet werden soll.

Typische IT Projekte:

  • Umstellung eines bestehendes System (Systemupgrade)
  • (teilweise) Erneuerung der IT Infrastruktur
  • Migration von Systemen (Software A -> Software B)
  • Softwareentwicklungen
  • Aufbau neuer Infrastruktur (Neuer Standort, neues Unternehmen)

Geht ein IT Projekt schief gibt es immer zwei Verlierer. Nämlich das Dienstleistungsunternehmen und den Kunden. Und das ist immer der Fall. Ein erfolgreich durchgeführtes Projekt schafft dafür eine Basis von jahrelangen Vertrauen.

IT Projetmanagement – die 4 häufigsten Fehler

Wir haben eine Liste der Top 4 Gründe für das Scheitern von Projekten zusammengestellt:

Fehler 1 : die Projektstartphase

Ein Klassiker. Vor allem wenn Sie oft mit IT Projekten oder Projektmanagement allgemein zu tun haben. Die Vorbereitung eines Projektes ist essentiell. Dabei ist es denkbar einfach. Folgende Fragen sollte man sich stellen:

Was möchte ich, bis wann, von wem erledigt haben. (Optional: Um welchen Preis)

Klingt simpel, wird aber nie durchgeführt. Der richtige Weg ist dies schriftlich festzuhalten. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, alle Anforderungen, Rahmenbedingungen aber auch Verantwortlichkeiten in einem Dokument niederzuschreiben.

Danach kann man sich ausführliche Gedanken darüber machen, wie und um welchen Preis man etwas löst. Bei großen Projekten macht eine „Fact Finding Phase“ Sinn. Hier tut man guter Dinge den potentiellen zukünftigen Anbieter die eigenen Anforderungen erheben zu lassen. Der Vorteil davon ist das die durchführende Partie bzw. Dienstleister genug Zeit hat alles zu analysieren und eventuelle Stolperfallen aus den Weg zu räumen.

Der größte Vorteil liegt aber darin das sie erfahren wie dieser Dienstleister arbeitet. Das Risiko des Scheiterns eines Projektes verringert sich dadurch enorm und sie haben die Möglichkeit frühzeitig die Reisleine zu ziehen.

Aus meiner Sicht ist die Projektstartphase einer der wichtigsten Elemente in einem Projekt. Erfolg oder Misserfolg entscheidet sich hier. Meist werden schnell „Umsetzungspläne“ bzw. „Projektpläne“ eingefordert. Diese sollen aber dies Basis aller Tätigkeiten und Ressourcen sein. Auch Probleme hätte man ja schon vorher sehen können.

Jeder Euro den man in der Planungsphase spart, bezahlt man hinterher doppelt. So lassen sich böse Überraschungen vermeiden.

Fehler 2: Mangelnde Kommunikation

Eine Umstellung bzw. ein IT Projekt benötigt einiges an Kommunikation. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber (z.B.: Geschäftsführer, IT-Leiter, usw.) ist sicherlich am Wichtigsten. Natürlich muss der Auftraggeber nicht bei jeder Abstimmung dabei sein, aber er muss greifbar sein. Nämlich wen Fragen auftauchen oder wen Entscheidungen getroffen werden müssen.

Eine kurze Auftragsbeschreibung per E-Mail und dann am Ende das fertige System zu erwarten, kann schief gehen. Das ist für jedes Umsetzungsteam ob intern oder extern gleich.

Bringen Sie sich als Auftraggeber ein. Stellen Sie sicher dass Ihr Anliegen auch verstanden worden ist und seien sie greifbar für das Projektteam.

Hier kommen Sie zu unserem zweiten Teil dieses Artikels

Author: Claudia Berger

Claudia Berger ist in der Firma Dextra Data Solution für den Blog und Social Media verantwortlich

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